Sonntag, 4. Februar 2001

....eine kurze Geschichte aus dem Büroalltag von Verena

Zu meinem Aufgabenbereich gehört u.a. das Büro effektiver zu organisieren und ein Informations- und Dokumentations-System zu entwickeln. Bei meiner Analyse, wer im Office was, wie macht und wie der Informationsfluss so stattfindet oder ob er überhaupt stattfindet, bin ich relativ schnell auf ein wesentliches Problem gestossen, es existiert kein Ablagesystem.....alles ist irgendwie in mehreren Büros verstreut in so Schnellheftern - dies deshalb, weil mehrere Menschen an ein und derselben Sache arbeiten...das Ergebnis ist dann, wenn einer davon nicht da ist und der andere was daran arbeiten soll, ist er erst einmal den halben Tag damit beschäftigt die Unterlagen zu suchen....(den anderen halben Tag trinkt er Tee) hat er sie dann gefunden, ist die Information, die er jetzt gerade bräuchte natürlich nirgends zu finden....(ausserdem ist dann Feierabend...)

Also fragte ich den "Chef-Officer" mal, was er denn so davon halten würde mal ein ordentliches Ablagesystem ins Leben zu rufen ???!!! Tja, meinte er.....daran hätte er wohl auch schon gedacht, sei ihm auch schon mal aufgefallen, dass er immer Unterlagen suchen muss und dann meist doch nicht findet....

Da war ich doch hoch erfreut und dachte mir, denn mal los, dann gibt es endlich was zu tun.....dann lass´ uns doch gleich mal einen Plan machen, was wir denn dafür so alles benötigen (wieviele Ordner, Register, Regale etc.)....da war ich mal wieder viel zu deutsch, was heisst viel zu schnell....!!!!

So einfach sei das ja nun nicht, meinte er....ich schaute ihn sehr ungläubig an, was er wohl registrierte und mir darauf auch sogleich erläuterte warum:

Also da würde doch gerade eine neue Küche gebaut (meine Organisation hat eine eigenes Trainings-Zentrum und bietet den Teilnehmern auch Mittagessen etc. an. Die alte Küche ist quasi gegenüber, direkt neben unserem Bürogebäude. Jetzt wird gerade eine neue, grössere Küche mit Kantine auf dem Gelände des Training-Zentrum gebaut, damit die Teilnehmer nicht mehr so weit laufen müssen...) ....diese Küche ist also im Bau und wenn diese Küche dann mal fertig ist (???), dann würde man ja eventuell, vielleicht planen aus der alten Küche eine "Rezeption" fürs Büro zu machen, wo sich die Besucher etc. dann anmelden müssen. Und dann sei ausserdem noch geplant, ein Gebäude zwischen alter Küche (dann Rezeption) und Bürogebäude zu bauen mit Durchgang, so als Anbau. Das alles damit man dann mehr Platz hätte und man noch einen kleinen Meeting-Raum schaffen könne.......

Ich war etwas verwirrt, weil ich nun nicht genau wusste wo jetzt die Verbindung zu meinem Ablagesystem war....und fragte nach......

Die Verbindung:
Möglicherweise könnte dann, wenn diese Rezeption und der Anbau gebaut ist (irgendwann mal in 100 Jahren....wenn man die nepalische Entscheidungsfindungsphasen kennt), die Entscheidung getroffen werden, dass sein Büro, wo ja das Ablagesystem logischerweise stehen sollte (stimmt, der Kandidat hat 100 Punkte), ja, dass sein Büro nach unten in das Anbaugebäude verlagert werden könnte....

Ich raffe es noch immer nicht.....(bin ich blöd oder was ???!!!)

...und wenn er dann mit allen Möbeln umziehen müsste, dann würde ja das Regal, welches ja aufgrund der vielen Ordner ein richtig Grosses sein müsste, ja nicht mehr durch die Tür gehen und man müsste dann schon wieder ein neues Regal kaufen und das wäre doch Verschwendung und deshalb würde er doch lieber warten bis man den Anbau gebaut hat und vielleicht entschieden hat, ob er sein Büro nun wechseln muss oder nicht.....ja, und dann könnte man auch ein Ablagesystem machen, denn dann würde er wahrscheinlich erst mal für eine Weile in dem neuen Büro bleiben.....

Na, Logik verstanden ???? Macht nix, ich auch nicht !!!!

Ich schlug ihm dann vor, damit er von einem schönen Ablagesystem profitieren kann, bevor er umzieht, einfach ein Regalsystem zu kaufen, welches man nach belieben erweitern kann und welches garantiert durch die Türe passt.......die Idee fand er super !!!! So sind wir dann tatsächlich losgezogen und haben uns bei diversen Schreinereien schlau gemacht, ob die uns sowas, nach unseren Vorstellungen, herstellen können.....und siehe da, es ging !!!

So werden wir nun in ein paar Tagen unsere 3 wunderschönen Regalsysteme (beliebig erweiterbar) abholen können und wenn ich dann den Rest des Equipments aus Kathmandu mitbringe, dann haben wir bald eine wunderschöne Ablage und mein lieber "Chef-Officer" ist selig.......

.....wie wunderbar ist doch Entwicklungshilfe.......

es grüsst Euch ganz herzlich
Verena